La numérisation de documents à grande échelle peut s’avérer longue et parfois complexe. C’est peut-être encore plus vrai de la numérisation de plans et grands formats. Cela reste néanmoins tout à fait possible avec de la méthodologie et du bon matériel. On vous explique comment faire pour numériser tous ces documents au format.
Les étapes préalables à la numérisation grand format
Choisir le bon matériel
Si vous voulez numériser des plans ou des dessins grand format, vous aurez besoin d’un scanner dédié aux grands formats. Il existe de nombreux scanners sur le marché, certains étant conçus spécifiquement pour numériser des plans et des dessins. Ils permettent de numériser au format A4, évidemment, mais aussi A3, A2 et encore plus grand. Il faut prévoir de la place et le support adapté, car il s’agit d’appareils autrement plus encombrant qu’un scanner classique. Les premiers prix tournent autour de 2000 euros.
Préparez vos documents
La préparation des documents est toujours une étape essentielle, bien que parfois fastidieuse. Avant de numériser vos plans ou vos dessins, assurez-vous qu’ils soient propres et plats. Si vous avez des dessins enroulés, vous pouvez utiliser des poids ou des pinces pour les aplatir. Il faut bien entendu éliminer toute agrafe ou autres.
Pour bien numériser plans et grands formats
Choisissez le bon paramètre de numérisation
Le paramètre de numérisation dépend de la qualité de l’image que vous souhaitez obtenir et de l’utilisation finale de la numérisation. Pour des plans ou dessins architecturaux, il est souvent recommandé de scanner en haute résolution pour capturer tous les détails. Pour des documents plus sommaires, une numérisation moins précise vous fera gagner du temps, mais aussi de l’espace de stockage informatique en fonction de la quantité de documents que vous avez à numériser.
La numérisation
Une fois que vous avez choisi les bons paramètres, vous pouvez commencer à numériser vos plans ou vos dessins. Assurez-vous de suivre les instructions du scanner et de numériser chaque document séparément. Il est surtout nécessaire de vérifier le résultat régulièrement ou dès que vous avez un doute. Vous ne pourrez pas forcément recommencer l’opération en fonction du devenir des archives papier que vous numérisez.
Des logiciels adaptés, notamment ceux fournis avec l’appareil, permettent de numériser avec plusieurs formats, de choisir la résolution, le dossier de sauvegarde et bien d’autres paramètres. Prenez du temps pour bien le faire dès le début, c’est du temps de gagner plus tard.
Sauvegarde et référencement
En fonction de la quantité de plans et grands formats, il peut-être judicieux d’utiliser un logiciel de gestion de votre fonds documentaire. Cela permet de tout sauvegarder, de rendre accessible selon vos règles de confidentialité, mais aussi de rendre accessible à distance. Enfin, la mise en place de mots-clés, dossiers et sous-dossier permet un archivage simple, clair et intuitif. À défaut d’utiliser ce genre de matériel, il est toujours possible de passer du temps à organiser soi-même chacun des documents.
